Vi trenger konsulenthjelp. Hva bør vi tenke på?
Mange kommuner er pressa på kapasitet og ønsker å kjøpe faglig støtte for å få gjennomført planarbeidet.
Konsulentbruk i samfunnsplanlegginga bidrar ofte til mer effektive prosesser, men det er ikke selvsagt at resultatet blir bedre.
Når kommunen bruker konsulenter er det risiko for at administrasjon og politikk i kommunen får svakere eierskap til arbeidet og svakere eierskap til sluttresultatet. Om kommunen likevel ønsker å bruke konsulenter er det viktig å ta grep for å styrke eierskapet til arbeidet i administrasjonen og politisk nivå i kommunen.
Krav til offentlige innkjøp
Kommunen må følge krav til offentlige anskaffelser når de kjøper konsulenttjenester. Reglene følger av anskaffelsesloven med forskrifter. Regelverket for offentlige innkjøp er helt forenkla, organisert sånn at reglene blir strengere og mer detaljerte dess høyere verdien på innkjøpet er.
- Kontrakter under 100 000 kr ekskl. mva. er ikke omfattet av anskaffelsesregelverket, de betyr at kommunen i slike mindre anskaffelser står fritt til å kjøpe inn tjenestene på forenklet vis og uten å lyse ut anbud.
- Kontrakter mellom 100 000 kr ekskl. mva. og nasjonal terskelverdi (per september 2022: 1 300 000 kr ekskl. mva.) er i hovedsak kun underlagt anskaffelsesregelverkets grunnleggende prinsipper. Dette innebærer at innkjøpet skal overholde grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
- Kontrakter over nasjonal terskelverdi på 1 300 000 millioner kroner, men under EØSterskelverdiene må kunngjøres i Doffin (norsk database for offentlige innkjøp) og må følge bestemte prosedyrer.
I mange tilfeller vil innkjøp av konsulenttjenester til en planprosess kunne havne under grensen på 100 000. Og i de fleste tilfeller vil innkjøpet kunne begrenses til under nasjonal terskelverdi.
Rapporten kommunen som innkjøper gir en god gjennomgang av det juridiske rammeverket for offentlige innkjøp og hvordan kommunene kan legge til rette for at små og mellomstore bedrifter kan delta i anbudskonkurranser og levere varer og tjenester til kommunen.
Hva bør kommunen vektlegge i innkjøpsprosessen?
Uavhengig av verdien på innkjøpet bør kommunen ha et tydelig bilde av hva de ønsker å oppnå gjennom å kjøpe inn tjenester. Dette kan bidra til å øke sannsynligheten for å oppnå det man ønsker. Dersom verdien på innkjøpet overstiger 100 000, og kommunen skal legge til rette for en konkurranse mellom flere tilbydere, er det særlig viktig at kommunen er bevisst på muligheten for å vektlegge andre konkurransefaktorer enn pris. Det er nemlig mange andre faktorer enn pris som er viktige for at kommunen skal få et godt resultat fra slike innkjøp.
I innkjøpsprosessen bør kommunen være bevisst på hvilken kompetanse de etterspør, og hvilke krav de setter til samarbeidet mellom kommunen og konsulentmiljøet. Kommunen bør etterspørre kompetanse som utfyller den kompetansen kommunen allerede har internt, og som utfyller kompetansen til arbeidsgruppa i planprosessen.
Kommunen bør også være bevisst på om det er viktig at konsulentene har god kjennskap til de lokale forholdene i kommunen og regionen. Kommunen bør legge opp til en prosess der konsulentmiljøet jobber tett med kommunen sine egne ansatte for å sikre forankring og kompetanseoverføring. I innkjøpsprosessen kan det derfor være verdt å vektlegge at konsulentene man kjøper tjenester fra har mulighet til å være fysisk til stede på kommunehuset, eller på annet vis være “til stede” der planprosessen foregår.
I tillegg til de faktorene som er nevnt her kan det også være andre som er viktige for kommunen.