Gode råd om å utvikle og ta i bruk kunnskapsgrunnlag

Et godt kunnskapsgrunnlag er viktig, og det er økende forventninger til tema kommunen skal ha data og grunnlag om.

Lokalpolitikere og kommuneadministrasjonen bør vurdere hvor stor kapasitet de har til å samle data, lese tekst, tabeller og figurer. Det er lett å be om og ønske seg det maksimale, men kanskje urealistisk at alt vil bli tatt med inn i planarbeidet. "Godt nok" og "behovstilpasset" er gode stikkord, der arbeidet vurderes opp mot egen kapasitet og kompetanse til både å samle inn, ta inn over seg og aktivt bruke kunnskapen.  Et godt råd er å konsentrere seg om å samle inn kunnskap om det som er aller viktigst for kommunen.

Et godt kunnskapsgrunnlag har et bredt bruksområde. I tillegg til å være nødvendig i planprosesser, og for enhetene i kommunen i sin daglige drift og i den politiske hverdagen, er det også nyttig for næringsliv, innbyggere, og i dialog med regionale og statlige aktører, og andre aktører utenfor kommunen.

Kunnskapsgrunnlag er viktig for alle kommunens roller; som tjenesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og som demokratisk arena.

Istedenfor at hver enhet i kommunen har egne kunnskapsgrunnlag i egne skuffer, vil det være ressursbesparende og nyttig å samarbeide om ett felles kunnskapsgrunnlag. Har kommunen rutiner for å oppdatere jevnlig slipper man skippertak hvert fjerde år (eller sjeldnere) og man sikrer at kunnskapsgrunnlaget blir brukt når faktaene er oppdaterte. Ett felles kunnskapsgrunnlag bidrar til å redusere sektorsiloene, og se sitt arbeidsområde i sammenheng med andres.

Ulike enheters brukerundersøkelser kan også samles samme sted som annet kunnskapsgrunnlag, da det kan være nyttig på tvers av sektorer og i planarbeid. Det samme gjelder innsikt fra medvirkningsprosesser. Innsikt fra en medvirkningsprosess for én spesifikk plan kan være relevant for andre prosesser eller overordnet planarbeid. Rutiner for å dele og samle innsikt bidrar til samles bedre kunnskapsgrunnlag, og reduserer dobbeltarbeid. Er det en rutine og kultur for dette trenger det ikke være behov for egne store medvirkningsprosesser i forbindelse med utarbeiding eller revisjon av samfunnsdelen for eksempel. En “finger på pulsen” gjennom jevnlig innbyggerdialog i eksisterende arenaer tilrettelegger for en mer samskapende kommune, og reduserer behovet for egne krevende medvirkningsprosesser.

Kunnskapsgrunnlaget bør være lett tilgjengelig. Noen kommuner har digitale portal og noen har dokumenter som kan lastes ned, og noen har begge deler. Kommunen vurdere om hele eller deler av kunnskapsgrunnlaget skal være offentlig.

Arbeid med planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel er anledninger til kunnskapspåfyll. I tillegg er temamøter i formannskap og kommunestyret og «kommunalt planforum» gode metoder for å bygge en god plankultur med utgangspunkt i kunnskap.  Muntlige presentasjoner er også gode metoder for å kommunisere fakta til politiske utvalg.

Noen utviklingstrekk for mange kommuner generelt, og små distriktskommuner spesielt, er ikke særlig oppløftende. Det kan være vondt når realiteter legges på bordet. Det kan gjelde for eksempel demografi. I planprosesser der man enes om noen fremtidsmål, er det helt nødvendig å vite hvor man er for å finne ut hvor man skal og hvordan. Det handler ikke minst om å sette realistiske mål og kunnskap om hva man kan påvirke. Denne forståelsen må forankres godt i toppledelsen, og politisk.  Alle kommuner har også mange positive kvaliteter og utviklingstrekk som et faktagrunnlag vil synliggjøre.

Et problem for kommuner med få innbyggere er at statistikk for en del områder ikke er tilgjengelig på grunn av personvernhensyn. Kommunen kan likevel ha god oversikt over området i sin kommune, nettopp fordi det er små og oversiktlige forhold. Enhetene har som regel god oversikt og kan formidle til politisk nivå og administrativ ledelse gjennom enhetenes rapportering, skriftlig eller muntlig.

På noen områder kan egne undersøkelser gi nyttig innsikt. Innbyggerundersøkelser gir svar på bolyst, hvordan innbyggerne har det, innspill om bærekraft, og hva de er opptatte av. Dette er en måte å involvere innbyggerne på og en måte for å bygge kunnskapsgrunnlaget.

Hos Distriktssenteret er det et verktøy for å gjennomføre en enkel innbyggerundersøkelse, og oppskrift på for- og etterarbeid.

Også her det viktig å samle resultater og innsikt i en felles kunnskapsbank.

Kommunene har et omfattende sett av statlige føringer og pålegg å ta hensyn til i sin planlegging. For å gjøre det enklere for kommunene å forholde seg til dette, og fremme en bærekraftig utvikling skal Kongen etter § 6-1 i Plan- og bygningsloven hvert fjerde år utarbeide et dokument med nasjonale forventninger til regional og kommunal planlegging. Forventningene gir en oversikt over hensyn og interesser kommunene må forholde seg til i sin planlegging.

Regional planstrategi skal legges til grunn for kommunenes og statlige organers planarbeid i regionen. Den enkelte kommune har en rett og en plikt til å delta i arbeidet med regional planstrategi når det berører deres virkeområde.

Arbeidet med planstrategier sammenfaller i tid mellom kommuner, og gjerne også med fylkeskommuner. Det er dermed mulighet for å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.

I tillegg har mange regioner flere felles utfordringer og behov som er egnet for interkommunalt samarbeid. Det gjelder blant annet samferdsel, bolig- og tettstedsutvikling i felles bolig og arbeidsmarkedsregioner, næringsutvikling, kystsone og vannforvaltning, samfunnssikkerhet, klima og energi, reisemålsledelse og fritidsboliger.

Et typisk eksempel i arealsaker er at det er misforhold mellom hvordan kommune og grunneier vurderer et areal og hvordan Statsforvalter og andre statlige aktører som Landbruksdirektoratet og NIBIO har vurdert samme areal. Dette gjelder spesielt når det kommer til om et område regnes som dyrkbart eller ikke.

For eksempel kan kommunen ha et område som ikke har vært dyrket etter 1948 og dermed heller ikke mottatt støtteordninger, men arealet er fortsatt klassifisert som fulldyrka hos NIBIO. Samtidig har det samme området i Landbruksdirektoratet sitt system rett på nydyrkingsbidrag fordi det har ligget ubrukt i mer enn 50 år (altså er dyrkbart).

Årsaken er hvordan kommunens landbrukskontor følger opp endringer i arealer som skjer over tid. Kommunen plikter å melde inn nedbygging og nydyrking. Resten av rapporteringen er valgfritt for kommunen å gjøre så lenge ikke en grunneier tar et initiativ.

Kart blir oppdatert gjennom tolking av flyfoto gjort av NIBIO med ca. 4-8 års mellomrom. I mellomtiden er det kommunenes landbrukskontor som har ansvar for å holde kartet oppdatert. Dersom en mener areal er klassifisert feil, så er det også landbrukskontoret som skal kontaktes. Kommunen kan da vurdere klassifiseringen og eventuelt stille på befaring.

Gode data- og kartgrunnlag blir ofte til i samspillet mellom kommune og tilbydere av databaser.  Det er effektivt for kommuner og regioner å hente fakta fra en nasjonal database. Samtidig er en del databaser avhengig av kommunens rapportering for å holdes oppdatert.

‍