Plasser aktivitetene i en tidsplan for en realistisk prosess

Arbeidet med planstrategier sammenfaller i tid mellom kommuner, og gjerne også med fylkeskommuner. Det er dermed mulighet for å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.

Kunnskapsgrunnlaget for planstrategien handler om utviklingstrekk og utfordringer for kommunen som samfunn og organisasjon som er relevant når planbehovet skal vurderes. For noen kan kunnskapsgrunnlag for planstrategien og kunnskapsgrunnlaget for kommuneplanens samfunnsdel være det samme.

Omfanget på kunnskapsgrunnlaget for planstrategien vil variere med kommunenes behov og hvilke mål kommunen har satt seg for prosessen i steg 1.

Aktuelle grunnlag for å vurdere planbehovet er:

1.      Kommunens viktigste utfordringer og muligheter. Du finner mer om dette, inkludert kilder, på denne siden om kunnskapsgrunnlag.

2.       Nye nasjonale eller regionale føringer som kan ha særlig betydning for kommunens vurdering av planbehovet.

3.       Vurdering av gjeldende planverk.

4.       I tillegg er valgte partiers partiprogram relevant grunnlag for å vurdere om gjeldende kommuneplan må endres i eller ikke, samt eventuelle andre planbehov.

‍

Planstrategiarbeidet er en anledning til å gå gjennom erfaringene med kommunens gjeldende overordnede planer.

Eksempler på spørsmål:

• Hva er erfaringene med gjeldende samfunnsdel, arealdel og handlingsdel?
• Utgjør planverket vårt et sammenhengende og godt fungerende system - fra satsingsområder, mål og strategier til handlings- og økonomiplan?
• Har kommunen andre overordnede planer som ikke fungerer godt sammen med kommuneplanen?
• Har vi integrert kommuneplanens handlingsdel og dermed også samfunnsdelen godt nok i økonomiplan og det årlige budsjettarbeidet?
• Har kommunen for mange tematiske kommunedelplaner og fagplaner?
• Er planene kjent og brukt? Hvorfor, hvorfor ikke?
• Er det noen tematiske kommunedelplaner og fagplaner som kan integreres i kommuneplanens samfunnsdel i stedet for å oppdateres i egen prosess?
• Hadde kommunen kapasitet og ressurser til å følge opp ambisjonsnivået i forrige planstrategi?

Evalueringen kan gjerne gjøres slik at erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrativt nivå er innarbeidet. Det gir en bredere forankring av planarbeidet og et bedre vurderingsgrunnlag når folkevalgt nivå sin kunnskap inngår. Samtidig forutsetter det at kommunestyret før valget tar seg tid til å diskutere og oppsummere sine erfaringer, og da gjerne sammen med de som stiller til nytt kommunestyre.

En viktig del av grunnlaget for om kommuneplanen skal revideres vil være gjennomgangen erfaringene med gjeldende kommuneplan, utviklingstrekkene framover og de utfordringene kommunen har som samfunn og organisasjon, samt i hvilken grad det nye kommunestyret ønsker en ny eller endret politikk for kommunen.

Det kan være hensiktsmessig å benytte politisk verksted i kommunestyret, som beskrevet for drøfting av kunnskapsgrunnlaget, også her. Ved å bruke politiske verksteder for hvert trinn kan arbeidet også lettere inngå som en del av politikeropplæringen.

Det er opp til kommunen å vurdere behovet og hvor omfattende en eventuell endring av kommuneplanen skal være. Kommunestyret kan bestemme om hele eller kun samfunnsdelen eller arealdelen av kommuneplanen skal revideres, helt eller delvis. Om kommunestyret mener samfunns- og/eller arealdelen bør endres, kan planstrategien brukes til å avgjøre at det kun skal revideres for utvalgte problemstillinger eller arealformål, for å innarbeide spesifikke tema eller justere strategier og mål innenfor enkelt felt, osv. Handlingsdelen oppdateres eventuelt til slutt ut fra endringer som er gjort i samfunnsdelen.

Gjeldende kommuneplan (samfunnsdel med handlingsdel og arealdel) kan dermed om kommunestyret mener den dekker behovet videreføres i sin helhet, slik at videre planlegging for eksempel skjer gjennom reguleringsplaner, kommunedelplaner eller annen tema- og sektorplanlegging.

For å sikre framdrift i arbeidet er det lurt å opprette en arbeidsgruppe som får ansvaret for å planlegge og gjennomføre prosessen.  

Kommuneplanlegger eller lignende har en nøkkelrolle i gruppa, men kan ikke gjøre jobben alene.  

I de fleste kommuner er planstrategiarbeidet et særlig ansvar for kommunedirektøren. Samtidig er det i mange kommuner for svak politisk forankring av arbeidet. Det er en fordel både for framdrift og forankring at ordfører holdes jevnlig orientert (jamfør steg 1).  

Som øverste administrative leder i kommunen har kommunedirektøren god mulighet til å se helheten i kommunens virksomhet og behovene til de ulike enhetene. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil derfor være viktig for å styrke forankringen av arbeidet i kommuneorganisasjonen. Kommunedirektøren sin deltagelse i arbeidsgruppa vil styrke framdrift, ved at arbeidsgruppa kan ta raske avgjørelser om spørsmål som kommunedirektøren har ansvar for og koble på andre relevante i ledergruppe og administrasjon.  

Den i arbeidsgruppa som er planfaglig ansvarlig bør ha et hovedansvar for å følge opp det planfaglige arbeidet mellom møtene.  Planfaglig kompetanse og prosesskompetanse i arbeidsgruppa er viktig. Prosesskompetansen kan finnes i ulike deler av administrasjonen.

‍

‍

Eierskapet til planstrategien hos kommunestyret styrkes ved å ha vært med på prosessen. Det er ikke gitt at bevisstheten og kunnskapen om planlegging er sterk av den grunn.

Vedtaksmøtet kan brukes til repetisjon av det kommuneledelsen mener er det viktigste for kommunestyret å vite. Det kan for eksempel være kunnskapsgrunnlag, planer som styringsverktøy, hvordan vedtaket forplikter, eller andre tema.

Derfor må det settes av tilstrekkelig tid til presentasjon og diskusjon. Eksempler på diskusjonstema er hvordan sikre oppfølging, og hvilke behov de folkevalgte har for statusoppdateringer.  

Dersom det er bestemt at hele eller deler av kommuneplanen skal revideres, kan varsel om oppstart og planprogrammet for revisjon av kommuneplan gjøres sammen med planstrategien. Det er mulig å utforme planstrategi og planprogram som et felles dokument, man må da følge reglene for planprogram i plan- og bygningsloven §4-1.

Drøfting av kunnskapsgrunnlag i egne partimøter er nyttig for en bredere forankring av kunnskapen og for å avdekke ytterligere kunnskapsbehov. Gode diskusjoner i eget parti gir trygghet til politikerrollen. Dersom kunnskapsgrunnlaget er brukt i utarbeiding av partiprogrammene er kommunestyret enda bedre stilt for å diskutere strategiske valg etter valget.

‍

Først av alt: Planleggingen må være realistisk. Hva vil det si å planlegge realistisk i en distriktskommune?

‍

‍

‍

‍

Ett felles kunnskapsgrunnlag som er lett tilgjengelig har flere fordeler. I planstrategiarbeidet handler det spesielt om å gi lokalpolitikerne forutsetninger for å koble seg på.   

Flere forhold definerer lokalpolitikken sitt handlingsrom. Det inkluderer blant annet nasjonale forventninger til kommunene, regionale planer og kommunens økonomi. Kunnskapen om dette er også nyttig for lokalpartiene, slik at partiprogrammene handler om hva lokalpolitikken faktisk kan gjøre noe med.  Politikerfrustrasjon kan oppstå når det er misforhold mellom hva lokalpolitikeren tror handlingsrommet er, og det faktiske handlingsrommet. Dersom kommunen har ett felles kunnskapsgrunnlag som oppdateres jevnlig/årlig, kan partiene minnes på dette når de skal jobbe med partiprogrammene.

«Kommunens viktigste utfordringer og muligheter» kan være oppdatert og offentlig i valgåret slik at det er tilgjengelig for partiene når de lager sine partiprogram.

Vurderinger av gjeldende planverk er interne vurderinger som ikke er relevant å gjøre tilgjengelig på samme måte som kommunens utfordringsbilde.

Et godt arbeid med planstrategien krever at politisk og administrativ ledelse samarbeider godt om prosessen. Ved oppstarten av arbeidet er det lurt å sette av tid til å sikre at administrativ og politisk ledelse har lik forståelse av hva kommunen ønsker å oppnå gjennom ny planstrategi og hvordan man ønsker å arbeide med å utvikle planstrategien.

Planstrategien skal beskrive planbehov i valgperioden. I den skal kommunestyret ta stilling til om kommuneplanens samfunnsdel og arealdel skal revideres helt eller delvis, eller om gjeldende plan kan videreføres som den er. I tillegg kan planstrategien være en god anledning for å gjøre helhetlige grep om planleggingen i kommunen.  Slike helhetlige grep kan handle om at planene skal være bedre tilpasset kommunens behov og kapasitet, og at planverket har god sammenheng fra satsingsområder til økonomiplanlegging. Ønsker for planstrategiprosessen kan handle om at kommunen bruker anledningen til å forenkle og forbedre planverket, at man har et godt kunnskapsgrunnlag og at folkevalgte har de strategiske drøftingene. Å snakke om hvilke forbedringsmuligheter vi har i vår kommune er et godt utgangspunkt for en god prosess.

Prioriteringen av planer i planstrategien kan synliggjøres i handlings- og økonomiplanen.

I kommunens årsrapportering kan status for oppfølgingen av planstrategien og hvordan kommunens satsingsområder er fulgt opp være tema. Hvordan går det med det planarbeid som er vedtatt i planstrategien? Hva har de ulike enhetene gjort for å bidra til satsingsområdene og målene i samfunnsdelen?

Rapportering behøver ikke være lange skriftlige dokumenter. Et annet grep er kommunalt planforum, eller jevnlige temamøter og informasjonssaker der enhetene gir kommunestyret innsikt i sin enhet. Det er ressursbesparende både for administrasjon og folkevalgte. Samtidig kan det bygge gode relasjoner mellom administrasjon og politikk. God kommunikasjon og informasjon bidrar til å trygge politikerne i sin rolle.

Vurderingene fra administrasjonen om status gir verdifull informasjon både for neste runde med planstrategi, men også for den årlige revisjonen av økonomi- og handlingsplan. På denne måten sørger man for et rullerende planverk med god sammenheng i planverket.

Dersom det er behov for å gjøre endringer i samfunnsdelen er neste spørsmål: på hvilken måte?

Kommuneplanens samfunnsdel har både en langsiktig og en kortsiktig funksjon. Strategier og tiltak med et kortsiktig 4-årsperspektiv tas inn i handlingsdelen og kan også revideres når handlings- og økonomiplanen rulleres. I planstrategien må det dermed vurderes om endringsbehovene er for den langsiktige eller kortsiktige delen. En endring i de langsiktige målene vil gi behov for bredere forankring i lokalsamfunnet og kommunens ulike enheter. Den langsiktige delen kan endres på ulike måter, alt etter hva behovet er.

Eksempler på del-endringer er:

• Legge til et satsingsområde som er viktig for nytt kommunestyre.
• Legge til arealstrategi, dersom denne mangler. Arealstrategi kan også legges inn i planstrategien dersom det passer kommunen bedre.
• Redusere antall satsingsområder, dersom det vurderes å være for mange eller noen er mindre relevante.
• Redusere antall fag-/del-/temaplaner ved å ta det viktigste inn i samfunnsdelen.

Vet kommunen at det må gjøres en stor jobb med samfunnsdelen, så kan jobben med planstrategi gjøres mindre for å sikrekapasitet til samfunnsdelarbeidet. Om samfunnsdelen er ny og det er ingen andre forhold som tilsier at den bør revideres, kan arbeidet med planstrategi gjøres grundigere og dreie seg om hvordan samfunnsdelen skal følges opp i handling.

Når kommunestyret er konstituert, skal de som del av prosessen med planstrategi drøfte kunnskapsgrunnlaget. Da er det lurt å forberede prosessen godt.  

I KS-prosjektet «Ny agenda for kommuneplanens samfunnsdel» har flere kommuner hatt god erfaring med tverrpolitiske verksted, der kommunestyremedlemmene er satt sammen i grupper på tvers av parti. Dette kan også være egnet i planstrategiarbeidet.

I slike verksted jobber kommunestyret med forberedte problemstillinger, vekselvis i diskusjoner i grupper og i plenum. Administrasjonen sitter ikke rundt bordet, men bidrar til planfaglig innledning og å ta innspillene videre.

Noen viktige forutsetninger bør være til stede:

• Diskusjonene i verkstedene bør organiseres i hensiktsmessige grupper.  
• Hele kommunestyret bør delta for å sikre bred politisk deltagelse.
• Verkstedene må være godt administrativt planlagt og forberedt.  

• Underlagsmateriale må være utarbeidet slik at det inviterer til politisk diskusjon og ikke som et «ferdigtygd» underlag med konklusjon.  
• Verkstedet bør være fristilt fra ordinære politiske møter.  
• I planprosessen bør det legges til rette for flere verksteder som bygger på hverandre i takt med framdriften av planprosessen
• Godt samarbeid mellom administrasjon og folkevalgte som bygger på tillit.  
• Verkstedene bør ikke strømmes.

Aktuelle drøftinger er om utviklingstrekkene for kommunen forstås likt, om det er behov for mer eller annen type kunnskap, og om kunnskapsgrunnlaget gir tilstrekkelig grunnlag for resten av planstrategiarbeidet.

Kommunen må vurdere hva som er hensiktsmessige gruppeinndelinger ut fra kjennskapen til medlemmene i kommunestyret. Forhold det bør vurderes å dele inn i eller på tvers av kan være politisk erfaring, alder, kjønn, eller erfaringsbakgrunn (fra arbeidsliv, frivillig sektor eller annet). Inndeling kommer an på hva man vil oppnå. Inndeling på tvers av grupper kan bidra til å skape felles forståelse eller konsensus-byggende. Inndeling etter grupper kan bidra til å tydeliggjøre ulike forståelser som kan være hensiktsmessig å synliggjøre.  

• Befolkningsnedgang og endringer i befolkningssammensetning med økt antall eldre setter nye krav til den kommunale tjenesteytingen.  
• Mangel på boliger både for eie og leie er en gjennomgående utfordring i mange kommuner, med et tydelig behov for en aktiv kommunal boligpolitikk.
• Kystsone og vannforvaltning  
• Turisme, reisemålsledelse og fritidsboliger
• Mange regioner har flere felles utfordringer og behov som er egnet for interkommunalt samarbeid.
• Samarbeid om kommuneplanprosessene

Hvordan ivaretar dagens planverk disse problemstillingene? Er det behov for oppdatering? Det er spørsmål som planstrategiarbeidet skal besvare.    

Som med samfunnsdelen er det også ulike måter å reviderearealdelen på. Det kan være at kommunen kun har behov for å se på ett formål i første omgang, eks. boligformål, fritidsboligformål, eller arealer for næring. En annen variant er å kun se på bestemmelsene og ikke kartgrunnlaget. Det kan også kun være aktuelt å gjøre en «planvask». Mer om dette kommer i delen om kommunal arealplan.

Ved oppstarten av arbeidet med ny planstrategi er det nyttig å gjøre en enkel evaluering av gjeldende planstrategi. De fleste små kommuner opplever å ha lav kapasitet til å drive planleggingen, og mange kommuner opplever det som utfordrende å holde et omfattende planverk oppdatert og relevant. En evaluering kan særlig være nyttig for å synliggjøre slike utfordringer, og vil gi et godt grunnlag for å vurdere eventuelle endringsbehov i ny planstrategi.

Eksempler på relevante spørsmål i en evaluering:

• Hvordan har oppfølgingen av forrige planstrategi gått? Har kommunen utarbeidet de planene som var satt som mål? Hvorfor, hvorfor ikke? Svar på disse spørsmålene kan gi en indikasjon på om kommunen har nok kapasitet og kompetanse til å drive planleggingen, og om det eventuelt er behov for å justere ambisjonsnivået.
• Hva er erfaringene med gjeldende samfunnsdel, arealdel og handlingsdel? Er de overordnede planene oppdaterte og relevante? Er det tydelig sammenheng fra overordnet plan til konkrete prioriteringer i handlingsdelen? Svaret på disse spørsmålene vil fortelle om det er behov for å gjøre mer helhetlige endringer i plan- og styringssystemet i kommunen. Planstrategien er en god anledning til å legge slike helhetlige føringer.
• Hva er erfaringene med bruk av tematiske kommunedelplaner og temaplaner? Er planene oppdaterte, er det god sammenheng mellom disse og kommuneplanen? er planene kjente og brukte? Er det noen tematiske kommunedelplaner og fagplaner som kan integreres i kommuneplanens samfunnsdel i stedet for å oppdateres i egen prosess?

Evalueringen kan gjerne gjøres slik at erfaringer både fra avgående kommunestyre og administrativt nivå er innarbeidet. Det gir en bredere forankring av planarbeidet og et bedre vurderingsgrunnlag når folkevalgt nivå sin kunnskap inngår.

Sømna kommune har i sin planstrategi 2020-2023 gjennomført en enkel evaluering av gjeldende planstrategi. Evalueringen er kortfattet og i tabellform. Tabellen viser en oversikt over alle planer som i følge gjeldende planstrategi skulle utarbeides i perioden, med en avkrysning for om arbeidet er fullført, igangsatt eller ikke igangsatt. Til slutt følger en kort kommentar som forklarer planstatus.

Ta gjerne utgangspunkt i kommuneplan og forrige planstrategi. Hvilke temaer har dere faktagrunnlag på? Hva er det behov for å oppdatere? Er det noe som er mindre viktig for neste fireårsperiode, og kan nedprioriteres å oppdatere kunnskapen på? Er det områder som mangler?  

Noen kommuner velger å ha kunnskapsgrunnlaget som en enkel oversikt tilpasset å kunne inngå i den endelige planstrategien. Eventuelt med lenker til mer omfattende underlag. Andre kommuner lager større utfordringsdokument som også brukes i kommuneplanleggingen videre. Her velger kommunen det som passer best. Det viktigste er at kommunens sentrale utfordringer kommer fram, og at en husker på at dette i første rekke skal danne grunnlag for å diskutere planbehovet i valgperioden.  

Om en velger et mer omfattende kunnskapskapsgrunnlag kan dette gjerne være et eget dokument, også inkluderes kun hovedutfordringene i det endelige planstrategidokumentet.  

Hitra har en slik todelt løsning, som også handler om at de har rutiner for å oppdatere det større kunnskapsgrunnlaget årlig. Se kunnskapsgrunnlaget her, og se hvordan hovedtrekk og utfordringer er presentert i kap. 4 i planstrategien her.

Hvorvidt kommuneplanen (samfunns-, areal- og/eller handlingsdel) skal revideres eller ikke, som planstrategien handler om, er beslutninger som kommunestyret må kjenne et sterkt eierskap til. Er det målene i det gjeldende planverket som er viktigst for kommunen de neste fire årene? Stemmer de overens med kunnskapen vi har om kommunens utfordringer og muligheter, og den politikken vi ønsker å føre?

I mange kommuner fungerer ikke kommuneplanen som et politisk styringsverktøy. Hvordan kan kommunen gjennom arbeidet med planstrategien sikre bedre påkobling av politikken?  

Arbeidet med planstrategien er en god anledning til å sette nye folkevalgte inn i kommunens planverk. Dersom administrasjonen og eller forrige kommunestyre har gjennomført en evaluering av forrige planstrategi bør konklusjonene fra denne evalueringen deles med det nye kommunestyret, slik at de kan da del i erfaringen.

Plan- og bygningsloven og kommuneloven åpner begge for at handlingsdelen til kommuneplanens samfunnsdel samordnes helt eller delvis med kommunens økonomiplanlegging. Handlingsdelen skal angi hvordan kommuneplanen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer, og i praksis er den samfunnsdelens kortsiktige del. Om kommunen i planstrategiarbeidet vedtar at kommuneplanens samfunnsdel skal revideres, må det også tas standpunkt til når den tilhørende handlingsdelen eller kommunens handlings- og økonomiplan skal oppdateres, for å sikre at det er nødvendige og oppdaterte koblinger mellom dem. Se nærmere omtale i avsnittet under om «Effektivisering av arbeid med planstrategi, samfunnsdel og økonomiplanarbeid» og veilederens del om Handlings- og økonomiplan.

Fylkeskommunen og statsforvalteren har meget god kompetanse på kunnskapsgrunnlaget og planstrategi og kan hjelpe dere på vei. Kommunen kan bruke regionalt planforum også for å få veiledning i planstrategiprosessen.

Fylkeskommunen og statsforvalteren har statistikk og annen relevant informasjon til kommunenes kunnskapsgrunnlag. Se mer om det for ditt fylke her og andre kilder under Kunnskapsgrunnlaget.

De fleste kommuner og fylkeskommuner arbeider med planstrategier på samme tid. Det er dermed mulig å samarbeide om å utarbeide kunnskapsgrunnlag, og samordne veivalgene med andre kommuner og med fylkeskommunens ønskede utvikling.  

Fag- og temaplaner utgjør et stort planvolum i kommunene. Fag- og temaplaner er for eksempel hovedplan for vann og avløp, skolebruksplan eller rusmiddelpolitisk handlingsplan. Noen av disse planene er lovpålagte, andre velger kommunen å lage selv. Ikke alle trenger politisk behandling.

En kommunedelplan for samfunnstema (også kalt tematisk kommunedelplan) er i praksis en temaplan som behandles etter reglene i plan- og bygningsloven. Disse er mer krevende å lage, og kommunen bør nøye vurdere om de har behov for denne type plan.

Noen kommunedelplaner er knyttet til et spesifikt lov-/sektorområde og utarbeides for å etablere et omforent kunnskapsgrunnlag knyttet til for eksempel naturmangfold, kulturminner, friluftsliv; landbruk, reindrift, akvakultur osv. Gjerne med tett bistand fra den aktuelle regionale forvaltningsmyndigheten. Dette er planer som i neste omgang utgjør et kunnskapsgrunnlag for kommuneplanens arealdel. Kommunen bør også her stille seg noen kritiske spørsmål om det er behov for å utarbeide dette kunnskapsgrunnlaget som en egen kommunedelplan eller om det skal integreres i arbeidet med kommuneplanens arealdel. Eventuelt at en henter dette direkte fra regional plan der dette foreligger. Her er det for noen tematiske kommunedelplaner også aktuelt med interkommunalt plansamarbeid. Det er også en mulighet for å vedta kunnskapsgrunnlag som er kartfestet som en egen kommunedelplan om det er ønskelig, selv om den er utarbeidet som en integrert del av arbeidet med hele kommuneplanens arealdel.

Videre er det en vurdering om en omtaler et arbeid med kun ett eller noen få temaer for kommunedelplan eller en begrenset revisjon av kommuneplanens arealdel. Mer om dette kommer i veilederdelen om kommuneplanens arealdel.  

Kommunene kan både møtes med oppfordringer om og tilbud om må utforme planer for særskilte temaer, spesielt fra ulike statlige sektorer. Få av disse er noe kommunen må utforme. Det er heller ikke sikkert kommunens evne til å håndtere temaet er avhengig av en egen plan for temaet. Vurder hva som er riktig tids- og ressursbruk for din kommune i møte med slike forventninger.

En del kommuner har flere planer enn de trenger og benytter arbeidet med planstrategien til å «rydde i planverket». Er det behov for egne planer for temaet, eller er det nok at tema er forankret i kommuneplanen? Dersom evalueringen av planverket i steg 5 avdekker at planer er lite kjent og brukt kan det være tegn på at kommunen bør tenke nytt om antall og omfang av planer. I små kommuner er det færre som utøver tjenestene og det jobbes mer på tvers (folk har flere hatter). Det taler også for færre og mer helhetlige planer. Kommunen bør derfor selv vurdere hvilke og hvor omfangsrike planer de trenger og ikke uten et klart behov ta inn alle type planer som anbefales av eksterne i sitt planverk.

Det er kun planstrategi og handlingsdelen av kommuneplanens samfunnsdel (markert med rødt) som har krav i loven om fast rullering fra kommunestyret innen gitte frister. Videre er det krav i loven at kommunen skal ha en kommuneplan med både en samfunnsdel og arealdel. Disse to delene (markert med grønt) skal vurderes i forhold til om de er dekkende og tilstrekkelig oppdatert i planstrategien, men kommunestyret avgjør selv om og hvor omfattende de eventuelt skal revideres. Øvrige elementer utarbeides og oppdateres kun dersom kommunen mener det foreligger et behov. Noen typer tiltak har krav om reguleringsplan dersom de skal gjennomføres, men det er ikke krav om at kommunen skal ha reguleringsplaner for et ennå ikke oppstått behov. Noen tiltak kan også behandles som byggesak direkte med grunnlag i kommuneplanens arealdel.

Dersom det meldes om behov for en plan fra en kommunal virksomhet eller andre, tenk gjennom: Er det en plan som er behovet, eller et kunnskapsgrunnlag, en analyse eller annet? Hva er det egentlige behovet og hvordan ivaretar vi det best? Kan det være å oppdatere kunnskapsgrunnlaget? Kan det heller forankres i kommuneplanen og den tilhørende handlings- og økonomiplanen?

Om planer skal endres eller ikke er avgjørendebeslutninger som kommunestyret må kjenne et sterkt eierskap til. For å sikre det politiske eierskapet er det viktig med forståelse for betydningen av kommuneplanen, og tilstrekkelig tid til drøfting i prosessene.

I den politiske vurderingen av kommuneplan er partienes partiprogrammer et nyttig underlag: Er det samsvar eller stor forskjell mellom valgte partiers politikk og gjeldende planverk? Det er ennå ikke så vanlig at partiprogrammene brukes aktivt i planstrategiarbeidet, men kommuner som har erfaringer med det forteller at det har vært nyttig.

Vurdering av revisjonsbehov for kommuneplan kan gjerne gjøres i politiske verksted tilrettelagt av administrasjonen, likt steg 6. Hovedproblemstillingen er hvorvidt kommuneplanen må revideres eller ikke, og eventuelt på hvilken måte. Aktuelle spørsmål å drøfte for å komme fram til et svar, gitt diskusjonene om kunnskapsgrunnlaget er:

• Hva er det viktigste målsettingene for kommunen i kommunestyreperioden? Hva er viktig på kort sikt og lang sikt?
• Hva betyr utfordringsbildet for kommunens tjenestetilbud, samfunnsutvikling og demokratiutvikling?
• Hva er realistisk for kommunen å gjennomføre de neste 4 årene?

Disse diskusjonene kan så sees opp mot gjeldende kommuneplan og partiprogrammene, og administrasjonens evaluering av planverket og vurdering av planbehov. Svarer planene våre på behovet? Er det behov forendringer?

I planstrategien er tidspunktet for utarbeiding/revisjon viktig å fastsette. Utarbeiding/revisjon tidlig i kommunestyreperioden vil i praksis si at planen er prioritert. Utarbeiding/revisjon sent i perioden vil gi planen kortere virketid i den folkevalgtes periode, og det er også fare for at kommunen ikke rekker å utarbeide/revidere den. Samtidig er det viktig å tenke en stegvis utvikling av planverket, og ikke gape over alt samtidig.

En planstrategi uten reell prioritering vil være mer en ønskeliste enn et praktisk arbeidsverktøy. Det er derfor viktig at planstrategien er mest mulig presis på hva som skal gjøres og når planen skal være ferdigstilt. Det må derfor også gjøres en grundig vurdering av faglige og økonomiske gjennomføringsressurser enten i planstrategien eller i første revisjon av kommunens handlings- og økonomiplan. Kommunestyret kan revidere planstrategien i løpet av perioden etter behov.

Planstrategiarbeidet, arbeid med kommuneplanens samfunnsdel og handlings- og økonomiplanarbeidet (første året i kommunestyreperioden) trenger ikke være separate prosesser, men kan sees i sammenheng. Plan- og bygningsloven gir kommunene stor frihet til å kun bruke de lovpålagte elementene og å slå sammen prosesser etter behov. Kravet om planstrategi har utgangspunkt i at by- og tettstedskommuner med vekstutfordringer har helt andre planbehov enn kommuner der hovedutfordringen er å legge til rette for ønsket samfunnsutvikling og hindre befolkningsnedgang.

For kommuner med små administrasjoner er det krevende å passe inn større planprosesser i ellers fulle års- og fireårshjul. Det er derfor ekstra viktig at planstrategien brukes aktivt til å konsentrere arbeidet rundt en oppdatert kommuneplan med vekt på samfunnsdelen med tilhørende handlingsdel, for å etablere et oversiktlig planverk som oppfyller lovens krav. Det er også viktig å utnytte muligheten som kommuneloven og plan- og bygningsloven åpner for med å slå sammen handlingsdelen og kommunens økonomiplan til en samlet handlings- og økonomiplan (HØP).

Det er i kommuneplanens samfunnsdel med tilhørende handlingsdel nye mål og strategier skal behandles og vedtas og ikke i den kommunale planstrategien. Dette skillet er viktig blant annet fordi kommuneplanprosessen har større krav til medvirkning, samråd og høring/ offentlig ettersyn enn planstrategiarbeidet.

Om kommunestyret tidlig ser at de vil revidere deler av kommuneplanens samfunnsdel bør de raskt vedta en planstrategi som klargjør dette, og bruke ressursene inn mot kommuneplanens samfunnsdel framfor lange diskusjoner av planstrategien. Det gjør det også enklere å kombinere planstrategien med planprogram for arbeidet med kommuneplanens samfunnsdel.

Det er fullt mulig for kommunestyret å vedta en planstrategi der en kun har fastsatt at en først vil utarbeide kommuneplanens samfunnsdel med tilhørende handlingsdel. Når dette er gjennomført kan planstrategien revideres for å ta stilling til øvrige planer i kommunestyreperioden. Er det kun ressurser til å jobbe med kommuneplanens samfunnsdel er det liten grunn til å bruke lang tid på å diskutere de etterfølgende planene gjennom planstrategien.

Det er også mulig å forskuttere endring i samfunnsdel gjennom omforente formuleringer i handlingsdel med økonomiplan kan være en snarvei for små kommuner om en ikke har nådd helt i havn med igangsatt rullering av samfunnsdelen. Slik kan man få et nytt kommunestyres politikk inn i planverket tidlig i kommunestyreperioden, i påvente av en vedtatt /ferdig rullert samfunnsdel. Se nærmere omtale i delene for kommuneplanens samfunnsdel og handlings- og økonomiplan.