Lag plan for prosessen (planprogram)

For dei fleste kommunar er det aktuelt å forenkle og forbetre planlegginga i kommunen. Forenkling kan gå ut på å redusere talet planar kommunen skal ha, eller at kvar plan og planprosess ikkje er meir omfangsrik enn behovet. Forbetring av planlegginga kan handle om å legge til rette for gode planprosessar som gir gode og relevante planar. Og det handlar om at planane og samanhengen i plan- og styringssystemet i kommunen er godt eigna for oppfølging i praksis.

Planprogrammet konkretiserer korleis planprosessen skal organiserast for å nå dei måla kommunestyret har for planarbeidet. Kommuneplanen skal vere eit styringsverktøy for kommunestyret. Det er difor ein fordel om kommunestyret vedtek samfunnsdelen tidleg i kommunestyreperioden, sånn at dei har tid til å jobbe med gjennomføringa også. Dette utfordrar til å planlegge ein realistisk prosess som ikkje er meir omfattande enn kapasiteten tillèt og som samtidig er føremålstenleg for dei planbehova kommunen har.

Eit konkret grep for å forenkle planprosessen på dette stadiet er at oppstartsvarsel og planprogram for samfunnsdelen inngår når kommunen gjennomfører høyring av planstrategien. Om kommunen skal utarbeide både arealdel og samfunnsdel til kommuneplanen samtidig, kan kommunen utarbeide felles planprogram for dei to kommuneplanprosessane. Dette kan kallast eit "kommuneplangrunnlag" (Plathe og Dahle, 2023).

I planstrategien tek kommunestyret stilling til spørsmålet om heil eller delvis revidering av samfunnsdelen. Om kommunestyret, med utgangspunkt i kunnskapsgrunnlaget og den politiske samansettinga i kommunestyret, ser behov for store endringar av samfunnsdelen taler dette for ei heilskapleg revidering av samfunnsdelen. Andre gonger vil kommunestyret konkludere at det berre er planbehov knytt til utvalde tema. Då kan svaret vere delvis revidering av samfunnsdelen. Avgrensa tematisk revidering av samfunnsdelen kan og vere eit alternativ til å utarbeide nye temaplanar.

Planprogrammet skal, i tråd med Plan- og bygningsloven kapittel 4. gjere greie for:  

1. Føremålet med planarbeidet. t.d. heil eller delvis revisjon? (Planstrategien er utgangspunkt for å vurdere dette)

2. Planprosessen med fristar og kven som skal delta.  

3. Opplegg for medverknad

4. Kva konkrete tema planen skal vurdere (sjå nærmare om kunnskapsgrunnlag)  

5. Behovet for utgreiingar og kunnskapsgrunnlag

Det er kommunestyret som skal vedta planprogrammet, og utarbeidinga av planprogrammet er difor ein god moglegheit for å bygge kommunestyret sin kunnskap og eigarskap til prosessen.  

Arbeidsgruppa bør lage ein tidsplan over kva som skal skje i planprosessen. Dette vil være eit godt verktøy for å sikre at alle deltakarane i arbeidsgruppa har same oppfatning om prosessen og fordeling av ansvar. 

I tillegg er tidsplanen eit godt verktøy i kommunikasjonen, for å sikre at både administrasjon og kommunestyret har oversikt over framdriftsplanen. Ved å gjere (ei forenkla utgåve av) prosessplanen til ein del av planprogrammet blir det enkelt for høyringspartane å få god innsikt i den planprosessen kommunen ønskjer å gjennomføre.

Prosessplanen bør bygge på ei realistisk vurdering av tidsbruk og kapasitet. Planprosessen kan lett bli omfattande og vanskelig å gjennomføre med knappe ressursar. Ved å planlegge prosessen godt før oppstart blir det tydelegare kva planprosessen vil krevje. Ein prosessplan kan og synleggjere behov for å avgrense arbeidet slik at det ikkje vert for omfattande.  

For å planlegge ein føremålsteneleg og realistisk prosess bør arbeidsgruppa ta utgangspunkt i følgande tre spørsmål: 

Kva resultat skal vi oppnå gjennom planprosessen? 

Eit mål kan vere «Vedta ny samfunnsdel til kommuneplanen innan X dato». Målet kan med fordel også seie noko kvalitativt om sluttresultatet. Til dømes «Vår nye samfunnsdel er godt forankra i kommunestyret og administrasjonen», «Vår nye samfunnsdel speglar innbyggarviljen og bygger fellesskap i kommunen» eller «Vår nye samfunnsdel er eit enkelt og godt styringsverktøy for kommunen». Ettersom prosessen med å lage samfunnsdelen går over relativt lang tid kan det vere nyttig å definere delmål for dei ulike fasane av arbeidet.

Når er det realistisk at vi er ferdige med planprosessen?  

Arbeidsgruppa bør tidleg finne ut kor mykje tid dei har til planprosessen, og gjere eit grovt estimat av kor mykje tid gruppa skal bruke på dei ulike fasane av prosessen.  

Nokre element i prosessen er pålagt etter plan- og bygningsloven. Dette gjeld varsel om oppstart med planprogram, høyring, offentleg ettersyn og vedtak. Ved å tidfeste desse milepålane i prosessplanen har arbeidsgruppa ei tidsmessig ramme for dei ulike fasane av arbeidet.  

Kva aktivitetar skal vi gjere i planprosessen for å kome fram til ønska resultat?  

I arbeidet med ny samfunnsdel et det fleire milepålar som er pålagde i plan og bygningsloven. Dette gjeld spesielt reglar knytt til politisk handsaming av oppstart, høyring og vedtak. Det gjeld også reglar om høyring og offentleg ettersyn ved oppstart og før vedtak av plan. Alle lovpålagde element i prosessen bør synleggjerast i prosessplanen. Arbeidsgruppa sine møte bør også vere med, saman med opplegg for medverknad og forankring i kommunestyret, kommuneorganisasjonen og i kommunesamfunnet. Arbeidsgruppa bør fordele ansvar for ulike element i prosessen.  

På distriktssenteret.no finn du ein mal for prosessplan som du kan tilpasse til behova i din kommune.

Forslag til planprogram skal vere på høyring og offentleg ettersyn i minst 6 veker. Kommunen kan gjennomføre dete samtidig som høyring av varsel om oppstart av planarbeid (plan og bygningsloven § 11-12 og 11-13)  

Planprogrammet skal gje regionale og statlege styresmakter moglegheit til å vurdere om planen påverkar vesentlege regionale eller nasjonale omsyn.  

Høyringsperioden er eit godt tidspunkt for tidleg dialog med fylkeskommune og Statsforvaltar for å be om rettleiing og råd til arbeidet.

Plan- og bygningsloven legg stor vekt på medverknad i kommuneplanlegginga, spesielt overfor grupper som krev særskilt tilrettelegging til dømes born og unge. Korleis kommunen legg opp medverknad i prosessen må sjåast i samanheng med kor omfattande revisjonen er og kva som er dei sentrale tema i revisjonen. Innbyggarane, organisasjonar og næringsliv i kommunen bør vere den primære målgruppa for medverknadstiltak i prosessen.  

Det er fleire grunnar til at kommunen bør legge vekt på medverknad i arbeidet med samfunnsdelen.

• God medverknad gir kunnskap og meir treffsikker planlegging.  
• God medverknad bidreg til å lette gjennomføringa av planar, sjølv der tiltaka kan vere utfordrande.  
• God medverknad kan mobilisere innbyggarar og næringsliv til å bidra i gjennomføringa av planen. Dette er viktig i mange distriktskommunar, der gjennomføring av planar blir lettare gjennom godt samarbeid melom kommunen, næringsliv og frivilligheit.  
• God medverknad bygger tilhøyrsle, identitet og fellesskap. Innbyggarar som opplever at dei bidreg til utviklinga av lokalsamfunnet får ofte sterkare kjensle av fellesskap og eigarskap til nye løysingar.  
• God medverknad kan bidra til rekruttering til politikk og frivilligheit. Når innbyggarane opplever å ha moglegheit til å påverke utviklinga av lokalsamfunnet kan det gi større engasjement.

Planprogrammet bør innehalde ei skildring av korleis medverknaden skal gjennomførast i dei ulike planfasane. Les meir om medverknad i dei ulike planfasane kunnskapsgrunnlag og høyring.