Set saman arbeidsgruppe og fordel ansvar

Arbeidsgruppa sin kompetanse bør passe til oppgåvene og mandatet. Både planfagleg kompetanse og prosesskompetanse er viktig. I nokre kommunar er arbeidsgruppa reint administrativ og består av tilsette i kommuneadministrasjonen, andre kommunar vel å ha ei arbeidsgruppe som inkluderer ein kombinasjon av politiske og administrative personar.

Om kommunen har kommuneplanleggar eller liknande bør denne spele ei nøkkelrolle i arbeidsgruppa. Den i arbeidsgruppa som er planfagleg ansvarleg bør ha eit hovudansvar for å følgje opp det planfaglege arbeidet mellom møta.

Det er ein fordel både for framdrift og forankring av arbeidet om kommunedirektør og kommunedirektørens leiargruppe er tett kopla på arbeidsgruppa sitt arbeid, anten ved å delta fast i arbeidsgruppa eller ved å ha jamnlege orienteringsmøter. At admninistrativ leiargruppe er aktivt med i prosessen vil styrke forankringa av arbeidet i kommuneorganisasjonen, og styrke arbeidsgruppa sin evne til å ha eit heilskapleg blikk på kommunen og kommuneorganisasjonen. Ved at arbeidsgruppa kan ta raske avgjerder i dialog med kommunedirektøren si leiargruppe vil også framdriften i arbeidet bli styrka.

Samfunnsdelen er kommunestyret sin plan, og kommunestyret bør også ta eigarskap til planprosessen. I Nokre kommunar deltek ordførar fast i arbeidsgruppa. I andre kommunar oppretter kommunestyret tverrpolitisk arbeidsgruppe som får ansvar for å følgje opp samfunnsdelprosessen. Om kommunen har politisk planutval er det naturleg at planutvalet får ei aktiv rolle i arbeidet med samfunnsdelen. At kommunestyret, eller representantar frå dette, deltek aktivt i planprosessen bidreg til å styrke politisk forankring og eigarskap av arbeidet.Korleis ein vel å organisere samarbeidet mellom administrasjon og politikk i samfunnsdelen må sjåast i samanheng med kulturen for slikt samarbeid i kommunen. I nokre kommunar vil det fungere godt med nært arbeidssamarbeid mellom politikk og administrasjon, medan andre kommunar ser behov for å ha tydelegare skiljeliner mellom politikk og administrasjon.  

Sånn har andre kommunar gjort dette

I arbeidet med Fjord kommune sin første samfunnsdel i 2020-2022 hadde ei arbeidsgruppe med ordførar, kommunedirektør og plansjef ansvaret for arbeidet. Erfaringa var at denne organiseringa bidrog til god framdrift og forankring av arbeidet.

‍

‍

Om kommunen manglar kapasitet og kompetanse til planlegginga, er det vere lurt å vurdere korleis kommunen kan styrke føresetnadane.

Om administrasjonen har få tilsette med planfagleg kompetanse kan det vere krevjande å ha ansvaret for ein omfattande kommuneplanprosess. Kommunedirektøren bør vurdere om det er mogleg å styrke fagmiljøet. Til dømes gjennom formelt eller uformelt samarbeid med nabokommunar, eller ved å samarbeide på nye måtar internt i organisasjonen. Når arbeidsgruppa veit kva som skal gjerast i prosessen kan dei saman med kommunedirektøren vurdere om det er andre tilsette i kommuneorganisasjonen som har kompetanse å bidra med til arbeidet.

Prosesskompetanse er viktig i planarbeidet, og kommunedirektøren bør vurdere om det er behov og moglegheit for å styrke denne. Det kan vere ei god investering og for fleire føremål enn samfunnsdelprosessen.

Kommunen bør tidleg i prosessen ta kontakt med Statsforvaltar og fylkeskommunen for å avklare kva dei kan bidra med for å styrke arbeidet i kommunen. Dei kan til dømes orientere om regionale kunnskapsgrunnlag som har betydning for arbeidet, eller kanskje finnes også kommunespesifikke kunnskapsgrunnlag som kommunen kan nytte. I tillegg er det ein god ide å tidleg melde inn planarbeidet til regionalt planforum.

For nokre kommunar kan det vere aktuelt å leige inn konsulenthjelp til delar av planprosessen. Les meir om konsulenthjelp i planarbeidet.